¿Sabes cómo hacer correctamente correcciones en una factura emitida?

En ocasiones nos encontramos que en la emisión de facturas debemos realizar correcciones o anulaciones por diversos motivos. Es fácil pensar que hacer una factura con signo negativo resuelve el problema de facturación frente al que nos encontramos, pero no es así.

Ya que realizar esa operación de facturación con signo negativo, puede llegar a ser entendido por Hacienda como una ilegalidad, como un intento de evitar impuestos trasladándolos de un trimestre a otro o con la idea fraudulenta de anular ingresos no cobrados.

Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012. De 30 de noviembre) no es factible anular una factura para emitir de nuevo otra por el mismo concepto u operación. La forma correcta de actuar frente a errores o ciertas modificaciones que nos vemos en la obligación de realizar es haciendo una factura rectificativa.

Una factura rectificativa, es aquella que se emite para que sustituya una factura que contiene un error o que no cumple con todos los requisitos que nos marcan los artículos 6 ó 7 del Reglamento de Facturación, o bien las cuotas impositivas repercutidas se hubiera determinado incorrectamente o cuando se producen ciertas circunstancias, según lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley de IVA.

Una factura rectificativa, se debe emitir en el momento que se tiene constancia del error, siempre y cuando no hayan pasado 4 años desde el inicio del devengo del impuesto. En ella se hará constar de forma detallada los datos identificativos (número y fecha) de la factura a rectificar original. No es obligatorio marcar el motivo de la modificación, aunque sí podríamos considerarlo recomendable, ya que siempre ayuda a aclarar el motivo de cara a explicaciones futuras.

La numeración que debe seguir una factura rectificativa, debe ser una numeración específica para este tipo de circunstancias, tal y como se estipula en el artículo 6 del Reglamento, no puede seguir con la numeración habitual y secuencial que se utiliza en la emisión de facturas devengadas normales. Aunque sí debe seguir el mismo criterio de serie correlativa y no contener saltos. Tal  como debe suceder en la numeración de facturas ordinarias.

Es importante detallar, que se puede rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa, siempre y cuando aparezcan correctamente identificadas todas las facturas a rectificar.

La factura rectificativa se debe enviar al cliente y guardar junto con la factura corregida y devengada inicialmente.

A grandes rasgos, los diferentes motivos por los que podemos tener que realizar cambios en una factura ya emitida son y por lo tanto vernos en la obligación de realizar una factura rectificativa son:

• El importe del cálculo de la factura emitida es erróneo.
• Existe una devolución de la totalidad o parte del pedido.
• Falta algún dato obligatorio en la expedición de la factura (número de factura, serie, fecha de expedición, datos fiscales, etc…)
• El tipo de IVA no es correcto.
• La cuota de IVA no está bien calculada.
• El cliente destinatario que aparece no es el correcto, o alguno de sus datos de facturación es necesario modificarlo.
• Descuentos o bonificaciones otorgados a posteriori a la realización de las operaciones facturadas.
• También puede darse la circunstancia de que nuestro cliente haya entrado en concurso de acreedores
• Cuotas repercutidas incobrables.
• Operaciones que queden sin efecto o cuyo precio resulte alterado en virtud de resolución judicial.

La utilización de programas de gestión, harán que toda esta labor de realización de facturas emitidas sea mucho más eficiente y ágil, evitando en un alto grado la realización de correcciones por errores humanos. Y en el caso de llegar a producirse, se tiene un mayor control y gestión sobre las mismas.

En resumen, la única forma de realizar una corrección frente a una factura emitida es realizando una factura rectificativa, veamos unos ejemplos para que quede más claro:

SUPUESTO

Tenemos una sociedad que se dedica a la venta y comercialización de vasos y copas de cristal. Esta sociedad emite una factura de venta de distintos tipos de productos, siendo esta la factura emitida:

EJEMPLO 1: Factura rectificativa, indicando directamente el importe de la rectificación con independencia de su signo.

EJEMPLO 2: Factura Rectificativa, mostrando como queda tras la rectificación efectuada, señalando en observaciones el importe de dicha rectificación.

Rocío Gonzalez Miguel – Economista y Asesora Fiscal

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