Nueva normativa de registro horario para 2025

En 2025 ha entrado en vigor una nueva normativa sobre registro horario que introduce modificaciones significativas respecto a la legislación previa. Este informe detalla los cambios más relevantes y los requisitos que los softwares de gestión deben cumplir para garantizar su cumplimiento.

Principales cambios en la normativa

Precisión y Detalle de los Registros: La nueva normativa exige registros más detallados, incluyendo no solo la hora de inicio y fin de la jornada laboral, sino también las pausas y los tiempos de trabajo efectivo. Se establece que los registros deben estar disponibles en tiempo real.

Accesibilidad y Transparencia: Los empleados deben poder acceder a sus propios registros de manera fácil y rápida. Las autoridades laborales también deben poder consultar los registros de manera inmediata, en caso de inspecciones.

Integración con otros Sistemas: La normativa fomenta la integración del registro horario con otros sistemas de gestión empresarial, como nóminas y control de proyectos, para una gestión más eficiente.

Retención de Datos: Se amplía el periodo obligatorio de conservación de los datos a cinco años. Los registros deben almacenarse de forma segura, cumpliendo con los estándares de protección de datos establecidos por el RGPD.

Digitalización obligatoria: Se elimina la posibilidad de llevar registros en formato manual; todos los registros deben realizarse mediante sistemas digitales.

Sanciones: Se endurecen las sanciones por incumplimiento, con multas que pueden alcanzar el doble de las establecidas en la normativa previa.

Requisitos y especificaciones para Software de registro horario

El software debe garantizar que los registros cumplan con todos los elementos detallados en la normativa, incluyendo:

• Registro preciso de la hora de inicio y fin de la jornada laboral.
• Registro detallado de pausas y tiempos de trabajo efectivo.
• Disponibilidad de los registros en tiempo real para consulta inmediata.
• Conformidad con los requisitos de retención de datos durante el periodo obligatorio de cinco años.
• Adecuación a los estándares de protección de datos establecidos por el RGPD.

Seguridad y protección de datos:

• Encriptación de datos para garantizar su seguridad.
• Copias de seguridad periódicas automáticas.
• Control de accesos para evitar manipulaciones indebidas.

Accesibilidad y usabilidad:

• Interfaz intuitiva que facilite la introducción y consulta de datos por parte de empleados y responsables.
• Compatibilidad con dispositivos móviles para registro y consulta en movilidad.

Auditabilidad:

• Registro de modificaciones y auditoría para garantizar la trazabilidad de los datos.
• Generación automática de informes en formato aceptado por las autoridades laborales.

Integración y personalización:

• Capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales como ERP, nóminas y herramientas de gestión de proyectos.
• Posibilidad de configuración según las necesidades específicas de cada empresa.

Soporte y actualizaciones:

• Servicio de soporte técnico para garantizar el correcto funcionamiento del software.
• Actualizaciones periódicas para adaptarse a cambios futuros en la legislación.

Evidencias de que el fichaje ha sido realizado por el trabajador

Identificación única del trabajador: 

• Usuario y Contraseña: Requiere credenciales personales únicas para cada empleado.
• Identificación Biométrica: Uso de huella dactilar, reconocimiento facial o iris para validar la identidad.
• Tarjetas o Credenciales RFID: Asociadas de forma exclusiva al empleado.

Registro de dispositivo o ubicación: 

• Dirección IP o Geolocalización: Confirma la ubicación del trabajador en el momento del fichaje.
• Identificación del Dispositivo: Registro del número de serie o identificador único del dispositivo usado.

Trazabilidad de la acción: 

• Marcas de Tiempo: Asociación de cada fichaje con una fecha y hora exactas.
• Registro de Modificaciones: Historial detallado de cambios, indicando quién y cuándo los realizó.

Confirmaciones o validaciones: 

• Firma Electrónica: Confirmación del fichaje mediante firma digital.
• Notificaciones al Trabajador: Confirmación inmediata tras registrar el fichaje.

Protocolos organizativos: 

• Política de Responsabilidad: Definir normas claras que asignen al trabajador la responsabilidad del fichaje.
• Supervisión y Auditoría: Implementar controles para detectar irregularidades y garantizar la integridad del registro.

Cumplimiento legal y seguridad

• Protección de Datos Personales: Cumplimiento de la normativa RGPD en el tratamiento de datos biométricos o de localización.
• Garantía de Inmutabilidad: Asegurar que los datos registrados no puedan ser alterados sin un rastro auditable.

Conclusión

La nueva normativa de registro horario para 2025 busca aumentar la transparencia, la eficiencia y la protección de los derechos laborales. Las empresas de desarrollo de software deben adaptarse a estos cambios ofreciendo soluciones robustas, seguras y ajustadas a los nuevos requisitos. Implementar estas mejoras no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también proporciona herramientas valiosas para una gestión laboral más eficiente.