Factura rectificativa o sustitutiva: ¿en qué se diferencian?

En el ejercicio 2026 tendremos que dar cumplimiento al sistema VeriFactu, que elimina la posibilidad de la manipulación de una factura ya emitida, por lo que es conveniente tener clara esta diferenciación para proceder de manera correcta cuando se descubra un error en una factura ya emitida.

Existe la posibilidad de enmendar un error en una factura emitida, pero ¿cómo? ¿A través de una factura rectificativa o de una factura sustitutiva?

Factura rectificativa

En primer lugar, analizaremos la factura rectificativa, que viene definida en el art.15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y delimita su expedición a tres supuestos:

1) Cuando no se cumpla con alguno de los requisitos obligatorios que deben incluir todas las facturas y que vienen detallados en los artículos 6 para las facturas, o 7 para las facturas simplificadas, del mencionado Reglamento.

2) En los casos en que las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente

3) Que se produzcan las circunstancias que den lugar a la modificación de la base imponible.

Cuando la causa a modificar sea la base imponible o la cuota, la rectificación se puede consignar de dos maneras. Indicando directamente el importe de la rectificación, sea el resultado positivo o negativo; o indicando como queden tras la rectificación, siendo obligatorio en este último caso señalar el importe de la rectificación.

Excepciones

Existen dos excepciones a estos requisitos:

Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no será necesaria la expedición de una factura o rectificativa, se procederá a la rectificación en una factura posterior con el mismo destinatario.

Cuando la modificación de la base imponible se deba a descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, bastará la simple determinación del período a que se refieran.

La expedición de la factura rectificativa se efectuará tan pronto como el obligado a tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre y cuando, no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengo el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias, y deben tener una numeración propia.

Plazos

Las facturas rectificativas deberán remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera expedido la factura. La rectificación se realizará mediante la expedición de una nueva factura en la que se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada.

Factura sustitutiva

Una vez que se ha descrito los casos en los que la legislación nos obliga a emitir una factura rectificativa, se puede delimitar la emisión de las facturas sustitutivas, únicamente a las modificaciones en las que no es obligatorio, conforme a los arts. 15.1 y 15.2 del Reglamento, la emisión de factura rectificativa.

Para una mejor comprensión  vamos a examinar la consulta vinculante V0237/2025, de 5 de marzo de 2025, que aborda esta circunstancia y expone: ” […] que la existencia de causas tasadas, que motivan la obligación de expedir una factura rectificativa, no impide que voluntariamente se puedan rectificar las facturas previamente expedidas, cuando se trate de una causa justificada y siempre que dicha práctica permita garantizar la correspondiente comprobación por parte de la Administración tributaria”.

Por tanto, solo cabe la emisión de una factura sustitutiva cuando el dato a rectificar no sea:

1. Número y serie de la factura.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos, o razón social.
4. I.F.
5. Descripción de las operaciones, consignándose los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA.
6. El tipo impositivo.
7. La cuota tributaria.
8. Fecha en la que se realizaron las operaciones, si es distinta a la fecha de expedición de la factura.
9. Mención especial por tratarse de operaciones de Inversión de sujeto pasivo, régimen especial de las agencias de viajes, régimen especial de bienes usados, etc.

Si seguimos analizando la reciente consulta vinculante V0237/2025, en la que el contribuyente plantea si tiene que emitir una factura rectificativa o sustitutiva porque quiere completar la descripción de la operación, en la que no hay alteración de la cuota devengada. El campo para modificar es una ampliación del concepto, aunque la descripción es un campo que la ley incluye como motivo para emitir factura rectificativa, en la factura original ya se consiga una descripción de las operaciones que permite precisar el alcance y la naturaleza de los servicios prestados, y lo que se pretende es detallar aún más el alcance de estos.

El órgano directivo responde: “ […] nada impide que se rectifique voluntariamente una factura ya emitida. En tales casos, no se trata de una factura rectificativa en sentido estricto, sino de una sustitución voluntaria de la factura previa, sin efectos tributarios derivados de la rectificación del IVA. Con lo cual, en este caso no resulta obligatoria la emisión de una factura rectificativa.”

[…]sólo las facturas que deban ser objeto de rectificación obligatoria por las causas previstas en los apartados 1 y 2 del mencionado artículo 15, son las que tienen la consideración de facturas rectificativas.

Y concluye añadiendo:  “Por tanto, en el supuesto de que no concurran las causas de rectificación obligatoria de una factura, contenidas en los apartados 1 y 2 del artículo 15 del mencionado Reglamento, como podía suceder en casos en los que se expida una factura erróneamente por una operación que nunca llegó a realizarse, y procede su anulación, se está ante un supuesto de sustitución de aquélla factura por otra que la anula, que en ningún caso tendrá el carácter de factura rectificativa.”

Conclusiones

En conclusión, la emisión de la factura rectificativa está concretada en el art.15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, mientras que la factura sustitutiva solo se puede emitir en el resto de casos en los que no es obligatorio la emisión de facturas rectificativas.

Escrito por Antonio Morón Gómez de Las Heras, Asesor Fiscal en Ponter Abogados