Los canales internos de denuncia en el compliance
Si bien los Sistemas de Gestión de Compliance no son de obligatoria implementación en España con carácter general; a partir de la modificación del Código Penal de 2015, que dio lugar a la nueva redacción del art. 31 bis, se ha convertido en un instrumento ampliamente recomendable con el fin de garantizar la exención o aminoración de la responsabilidad de las personas jurídicas frente a determinados delitos.
No obstante, como decimos, es la norma general pues dentro de la legislación española se impone a determinadas personas jurídicas la adopción de modelos que incluyan mediadas de prevención y detección de determinados delitos, como los clubes de fútbol o los partidos políticos. En cambio, en otros países como Reino Unido resulta de obligado cumplimiento la adopción de medidas de control y prevención en la comisión de determinados delitos. Por ello, habrá que estar a la legislación de cada país en el que se pretenda iniciar una actividad allí.
El canal de denuncias se configura como un instrumento esencial que no debe faltar en un Sistema de Cumplimiento, tal y como se recoge en los marcos actuales de referencia como son la norma ISO 19600 Sistemas de Gesión de Compliance y la norma ISO 37001 Sistemas de Gestión Antisoborno, que son el estándar genérico y el específico a nivel internacional, respectivamente; y su equivalente nacional: los normas UNE 37001 y UNE 19601 Sistemas de Gestión de Compliance Penal.
La Norma UNE 19601 prevé la existencia de canales de comunicación a través de los cuales se puedan informar sobre hechos que entrañen riesgo penal o debilidades del sistema de gestión de compliance penal; así como que se trate de canales de denuncia abiertos, que puedan ser utilizados tanto por miembros de la organización como por terceros, que garanticen la confidencialidad o anonimato de las personas que hagan uso de los mismos, prohibiendo en todo caso las represalias hacia los mismos, garantizando asimismo el conocimiento de la existencia y funcionamiento de estos canales a todos los miembros de la organización y facilitando el asesoramiento sobre su uso.
No obstante, tanto el Sistema de Compliance como los canales de denuncia no tienen por qué limitarse al ámbito penal, sino que pueden ser de carácter transversal referidos a distintos ámbitos de la organización, destinados a garantizar el cumplimiento no sólo de las Leyes, sino también de los Códigos Éticos o de Conducta, Políticas de Cumplimiento y, en general la normativa interna de la empresa.
En este sentido, el art. 24 de la LOPDGDD prevé la posibilidad de que las empresas puedan crear canales de denuncias internas, incluso anónimas que es la gran novedad, para la puesta en conocimiento de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable, debiendo informarse a los empleados y terceros acerca de la existencia de estos sistemas de información, quedando limitado el acceso a los datos exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y cumplimiento, que habrán de adoptar las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad del denunciante, conservando los datos por el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación.
Generalmente en las organizaciones existirá un único canal de denuncias que englobará tanto los asuntos financieros como los no financieros, dirigidos principalmente a empleados, proveedores y contratistas, aunque también en menor medida a otras partes interesadas externas. Los soportes del canal son variados, si bien lo más habitual es que se trate de un formulario online o se haga telefónicamente, informando en todo caso sobre las condiciones del procedimiento de comunicación.
Lo más habitual en estos casos es que, si bien el Canal de denuncias es operado por una tercera parte externa que actúa como un repositorio de denuncias, las mismas sean posteriormente remitidas a la organización, realizándose la instrucción y gestión de las denuncias a nivel interno por la empresa a través de un grupo responsable que se designa a tal fin, supervisándose el canal de denuncias expresamente por el Consejo de Administración a través de comités creados al efecto. Es mayor el número de denuncias entre las organizaciones que facilitan que sea un medio externo el que se encargue de la recogida inicial de las mismas que entre las que no lo externalizan.
La Directiva Europea de Protección a los Denunciantes de Corrupción (Whistleblowers)
El pasado abril se aprobó por el Parlamento Europeo la Directiva Whistleblowing que deberá ser adaptada en el plazo de dos años por los Estados miembros a través de la que no sólo se establecen garantías en orden a proteger a los denunciantes sino que además se establecen los requisitos que habrán de reunir los canales de denuncias que se establezcan.
Uno de los puntos más relevantes es que serán obligatorios en el sector público, pero también en el privado cuando se traten de organizaciones que cuenten con 50 o más empleados, sin perjuicio de que se pueda ampliar a las que cuenten con menos de 50 empleados de decidirse así al trasponer la Directiva por el Estado Miembro.
Se prevén tanto cauces de denuncia internos como externos para el caso de que las entidades privadas no prevean los internos, con el fin de que se pueda comunicar la información directamente a las autoridades externas competentes. No obstante, los Estados miembros promoverán el uso de cauces internos antes de que se recurra a la denuncia externa siempre que pueda ponerse remedio a la infracción internamente de manera efectiva y siempre que el denunciante considere que no hay riesgo de represalias.
Estos cauces y procedimientos internos deberán permitir la denuncia por parte de los empleados de la entidad y también se podrán utilizar para la presentación de denuncias por otras personas que estén en contacto con la entidad, pudiendo hacerse por escrito o verbalmente, por vía telefónica u otros sistemas de mensajería de voz y, previa solicitud del denunciante, por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable.
Será necesario que los empleados conozcan la existencia de estos canales de denuncia, así como su funcionamiento, los cuales se establecerán tras consultar con los interlocutores sociales y alcanzar un acuerdo con estos, cuando así lo establezca el Derecho nacional.
Ya se utilice el canal de denuncia interna como la externa, siempre deberá garantizarse la confidencialidad y protección del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, y habrán de adoptarse las medidas necesarias para impedir toda clase de represalias (discriminación, medidas disciplinarias, etc.) estableciendo sanciones eficaces, proporcionadas y disuasorias aplicables a las personas físicas o jurídicas que impidan o traten de impedir las denuncias.
En conclusión, si bien en la actualidad, con salvedad de algunos sectores específicos, no es obligatorio contar con canales internos de denuncia, en el plazo de dos años se va a generalizar la obligación de contar con ellos. Por ello, es un buen momento para adoptar un sistema de gestión de cumplimiento que garantice un canal de denuncias que cumpla todos los requisitos exigidos por la Directiva, o bien adecuar a la misma los ya existentes, incorporando y reforzando la cultura del cumplimiento en el ámbito empresarial.
IRENE LÓPEZ TORNERO
Abogada. Especialista en Compliance
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