¿Sabe cuánto tiempo debe conservar la documentación de su empresa?

Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral…

En su empresa a diario se crean o reciben diferentes tipos de documentos: facturas, contratos, nóminas, libros de contabilidad… Muchos de ellos deben ser conservados por imposición legal. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos. El Código de Comercio, las normas fiscales y laborales, la regulación específica sobre el blanqueo de capitales, sobre protección de datos o subvenciones establecen las condiciones de custodia de cada tipo de documento. Veamos cuáles son:

Según el Código de Comercio

El artículo 30 del Código de Comercio establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y, en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.

Otros plazos

Hay otros documentos que, aunque no tengan plazo específico de custodia legal, es recomendable guardar. Por ejemplo, los referidos a:

• Préstamos: Hasta que sean devueltos
• Garantías: Hasta que se hayan cancelado
• Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede llegar a los 9 años)
• Bases Imponibles Negativas: Hasta pasados 4 años desde su compensación

La documentación a conservar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto a la forma de mantenimiento, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.

Según normativa tributaria

Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Este es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión.

Tenga en cuenta además que, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho de investigación (artículo 66.bis LGT). Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad del derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos (artículo 115 LGT).

Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.

Igualmente, con las modificaciones introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles y las deducciones es de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron. Esto es, para los ejercicios en que se disfrutaron de tales incentivos, el plazo de prescripción no es de cuatro, sino de diez años, salvo que el último ejercicio de aplicación ya haya prescrito. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.

No atender un requerimiento obligatorio de información puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros.

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social.

El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco años. (art. 4 RDl 5/2000).

La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral. Este último tras la reforma del art. 34 del Estatuto de los Trabajadores introducida con efectos desde el 12 de mayo de 2019 por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

“El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años”.

Según el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

La obligación genérica de conservación se establece durante un plazo de diez años.

En su artículo 18 explica que en las operaciones de compraventa minorista las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos y las personas que comercien profesionalmente con objetos de arte o antigüedades procederán a la identificación formal del cliente y a la conservación de la documentación.

En su artículo 25 incluye también a los sujetos obligados a examen especial.

Artículo 25. Examen especial.

1.- El proceso de examen especial se realizará de modo estructurado, documentándose las fases de análisis, las gestiones realizadas y las fuentes de información consultadas. En todo caso, el proceso de examen especial tendrá naturaleza integral, debiendo analizar toda la operativa relacionada, todos los intervinientes en la operación y toda la información relevante obrante en el sujeto obligado y, en su caso, en el grupo empresarial.

2.- Concluido el análisis técnico, el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión adoptará, motivadamente y sin demora, la decisión sobre si procede o no la comunicación al Servicio Ejecutivo de la Comisión, en función de la concurrencia en la operativa de indicios o certeza de relación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. No obstante, lo dispuesto en el párrafo anterior, el procedimiento de control interno del sujeto obligado podrá prever que la decisión sea sometida, previamente, a la consideración del órgano de control interno. En estos casos, el órgano de control interno adoptará la decisión por mayoría, debiendo constar expresamente en el acta, el sentido y motivación del voto de cada uno de los miembros.

Las decisiones sobre comunicación deberán responder, en todo caso, a criterios homogéneos, haciéndose constar la motivación en el expediente de examen especial.

En aquellos supuestos en que la detección de la operación derive de la comunicación interna de un empleado, agente o directivo de la entidad, la decisión final adoptada sobre si procede o no la comunicación por indicio de la operación, será puesta en conocimiento del comunicante.

3.- Los sujetos obligados mantendrán un registro en el que, por orden cronológico, se recogerán para cada expediente de examen especial realizado, entre otros datos, sus fechas de apertura y cierre, el motivo que generó su realización, una descripción de la operativa analizada, la conclusión alcanzada tras el examen y las razones en que se basa. Asimismo, se hará constar la decisión sobre su comunicación o no al Servicio Ejecutivo de la Comisión y su fecha, así como la fecha en que, en su caso, se realizó la comunicación.

4.- Los sujetos obligados conservarán los expedientes de examen especial durante el plazo de diez años. En su artículo 42 sobre fundaciones y asociaciones, hace referencia a la obligación de conservar durante un plazo de diez años los documentos o registros que acrediten la aplicación de los fondos en los diferentes proyectos.

Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) los documentos que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no tenían un plazo de destrucción estipulado, pero a partir de su aprobación se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual estos documentos deben ser eliminados de forma segura.

No se indica un plazo de conservación de forma expresa, sino que los datos deberán ser cancelados si la finalidad con la que fueron recogidos se ha cumplido y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado.

Según la normativa o sector del que estemos hablando, los plazos de conservación de los datos personales pueden variar. Por ejemplo:

• Los expedientes generados por un abogado o procurador se deben conservar al menos durante 5 años, ya que es el plazo en el cual se podrán ejercitar responsabilidades profesionales.
• Los expedientes de mediación en asuntos civiles y mercantiles se han de conservar como mínimo 4 meses.
• Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de videovigilancia serán cancelados en el plazo máximo de 1 mes desde su captación, salvo que en las grabaciones se aprecien infracciones penales o administrativas graves o muy graves que no se podrán eliminar.
• Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante 3 años, incluidas las imágenes grabadas. No obstante, lo datos estarán debidamente bloqueados.

Y, finalmente, si ha sido beneficiario de alguna ayuda o subvención, no olvide que deberá conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos.

Si la subvención se financia con participación de fondos europeos, el plazo es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación.

Una buena manera de asegurarse que se cumple con los plazos es determinar la senda financiera (período de tiempo en el que se mueven los fondos europeos) a la que corresponden los fondos recibidos.

Luis Romo Casas
Socio Director de PONTER

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